Manapság egyre gyakrabban hallhatsz az agilis szervezetekről és az agilis működésről. De mit jelent ez pontosan?
A vállalatoknak ma már rendkívül gyorsan és hatékonyan kell reagálniuk a környezeti és piaci változásokra, valamint a gyakran nehezen meghatározható ügyfélkövetelményekre is.
Cégvezetőként fontos döntés előtt állhatsz: a hagyományos projekt-módszertant válaszd, vagy inkább keress egy eltérő, agilis stratégiát? Ha az agilis keretrendszer mellett döntesz, akkor szükséged lesz néhány hatékonyságnövelő módszerre is, ilyen például a Kaizen.
Cikkünkben kifejtjük, hogy mit jelent az agilis kifejezés, illetve hogyan lehet elsajátítani ezt a gondolkodásmódot. Emellett megmutatjuk azt is, hogy milyen helyzetekben érdemes agilisan működni, valamint milyen hibákkal találkozhatsz az ügyfélkezelés és munkaszervezés során.
Agilis jelentése
Az agilis jelentése a mindennapi életben: tevékeny, vállalkozó szellemű és szorgos. Azokra az emberekre mondják ezt gyakran, akik tudják, hogy mit akarnak, és lépésről lépésre mennek előre a siker érdekében. Az agilitás pedig egy gondolkodásmódot takar, amit bárki vagy akár egy szervezet is fel tud venni.
Az agilis szervezet tehát képes rugalmasan és proaktívan venni az akadályokat és végrehajtani az akár hirtelen felmerülő feladatokat is. Ráadásul emellett még folyamatosan figyelembe veszi a vevői igényeket, és képes azokat dinamikusan kezelni. Ehhez remek eszköz például a Kaizen, ami segít elérni a célokat a folyamatok javításával.
Úgy kell ezt elképzelni, mint a szolgáltatások, a termékek és akár a belső vagy az ügyfelek felé történő kommunikáció folyamatos fejlődését. Ilyen agilis szervezet lehet például egy projektszervezet, belső vállalati egység vagy akár egy teljes vállalat is.
Milyen piacon, területen terjedt el az agilis módszertan?
Korábban szinte csak a szoftverfejlesztés területén találkozhattunk az agilis módszertanával. Az agilitás kezdetén a szoftveripar is a hagyományos, vízesés nevezetű termékfejlesztési módszertanokat alkalmazta, ahol a tervezés és a végrehajtás (kivitelezés, fejlesztés) elkülönültek egymástól.
Később azonban ezek a cégek felismerték, hogy a szoftverfejlesztésben nem mindig működik az, hogy megtervezik, jóváhagyatják a megrendelővel, megvalósítják a projektet a munkatársak, és az ügyfél elsőre elfogadja. Ugyanis gyakran szükség van az eredeti koncepció megváltoztatására a kivitelezés folyamán. De miért?
Többféle probléma is felmerülhet ezzel kapcsolatban:
- Az ügyfél nem tudja, hogy mit szeretne, de azt nagyon.
- Bejöhet egy-egy új ügyféligény.
- Előfordulhatnak törvénymódosítások, jogszabályváltozások.
- Lehetséges, hogy a végeredmény nem tetszik az ügyfélnek.
Ezek kiküszöbölésére jött létre tehát a moden vállalatvezetés agilis módszertana, aminek az a lényege, hogy nem egy szuszra készül el a munka. Hanem a különböző munkafolyamatok során állandó egyeztetések, visszacsatolások és fejlesztések történnek. Így lépésről lépésre tökéletesíthető a végeredmény, és nem lesz nagy a kudarcélmény, ha esetleg egy kisebb rész nem megfelelő.
Az agilis módszertana a fentiek mellett nagyon jó gondolkodásmódot teremt, amivel együtt használható a szintén folyamathatékonyságot eredményező Kaizen is. Éppen ezért később már nemcsak a szoftverek fejlesztésében, hanem más cégek életében is eljött az igény az agilis módszertanának bevezetésére.
Mit jelent az agilis módszertana?
Az agilis keretrendszer iteratív, azaz ismétlődő módszertant alkalmaz a projektek sikerességének érdekében. Ez az ismétlődés nemcsak a feladatok elvégzésében, hanem azok ellenőrzésében és a hatékonyság növelésében is jelen van.
Az agilis módszertana tulajdonképpen egy projektmenedzsment keretrendszer, amely felosztja a projekteket több dinamikus fázisra, amiket általában sprinteknek nevezünk. Ez azt jelenti, hogy minden egyes sprint végén a csapattagok értékelik és áttekintik a saját munkájukat.
Tehát egy kisebb munkamennyiség esetén átbeszélik, hogy hol lehetett volna javítani, és hogyan érdemes módosítani a stratégiájukat a következő sprintre. Az agilis jelentése tehát egy jól működő, hatékony és fenntartható keretrendszer, ami jól kombinálható a Kaizen-elvekkel.
Az agilis 4 pillére
Az agilis módszertana négy alappillért foglal magában, amelyek segítenek megalapozni az agilis munkavégzés alapelveit.
Az egyének a folyamatok és eszközök felett
Az agilis megközelítésben érdemes az eszközök helyett az emberekre helyezni a fő hangsúlyt, mivel kulcsfontosságúak a sikeres projektvégrehajtáshoz. Elengedhetetlen, hogy a csapat tagjai hatékonyak és motiváltak legyenek, és hajlandóságot mutassanak az önszerveződésre. Így ők maguk is képesek rugalmasan alkalmazkodni a változó körülményekhez.
Működő eredmény átfogó dokumentációval
Sokszor nem egyszerű összeszervezni egy óriásprojekt kivitelezését, azonban a lépésekre bontás mellett nagyon fontos a nyomon követhetőség és a dokumentáció is. Érdemes minden csapattag számára meghatározni azt, hogy ki miért felel, ki mit végzett el, és ki mit ellenőrzött le.
Együttműködés az ügyféllel a szerződés tárgyalások helyett
A cél az, hogy az ügyfél és a csapat között folyamatos kommunikáció és visszajelzés legyen, ami lehetővé teszi a gyors reagálást és az igényekhez való rugalmas alkalmazkodást. Ez segít elkerülni a hosszadalmas és merev szerződéskötést, illetve inkább a dinamikus, kölcsönös együttműködésre épül.
A változásra való reagálás a terv követésével szemben
Az agilis projektekben fontos, hogy ne az előre meghatározott és részletes specifikációkra helyezd a hangsúlyt. Inkább fókuszálj az eredményekre, az ismétlődő ellenőrzésekre, a javításokra, és azokat dokumentáld.
12 agilis elv
Az agilis módszertana elképesztő mértékben képes megnövelni egy szervezet hatékonyságát. Méghozzá azáltal, hogy kisebb lépésekre bont egy adott projektet, és ezt folyamatos ellenőrzéseknek és javításoknak veti alá.
Emellett alkalmazhatóak még a különféle kisebb módszerek is, mint például a Kaizen vagy a Lean.
Nézzük meg röviden azt a 12 lényeges elvet, ami alapján érdemes működtetni a vállalkozásod, céged!
Melyek ezek az elvek?
- Az ügyfelek elégedettségének elérése a korai és folyamatos fejlesztés biztosításával.
- Nyitottság a változásokra, még a projekt befejezésekor is.
- Gyakori ellenőrzés és értékszolgáltatás.
- A projektek között húzódó felesleges akadályok elhárítása.
- A projektekben lévő személyek motiváltak legyenek, vagy akár te magad is javíthatod a hozzáállásukat.
- A személyes kommunikáció a leginkább hatékony módja az információáramlásnak.
- Az előrehaladás mérésének elsődleges mutatói a visszacsatolások és a működő eredmények.
- Lényeges a fenntartható munkatempó kialakítása, azaz feleslegesen ne terheld túl a munkatársaid.
- A folyamatos kiválósággal és önellenőrzésekkel növelheted az agilitást.
- Törekedj az egyszerűség megtalálására.
- Tudd, hogy az önszerveződő csapatok hozzák létre a legnagyobb értéket.
- Folyamatos ellenőrzés és reflektálás a munkamódszer hatékonyságának növelése érdekében.
Konklúzió
Az agilis jelentése tehát nem más, mint egy hatékonyságot elérő, tevékeny és szorgalmas viselkedés. Míg az agilitás maga egy olyan gondolkodásmód, amiből létrejöhetett egy, a vállalkozások és cégek hatékonyságát növelő keretrendszer.
A munkafolyamatok sajnos nem működnek úgy, hogy megbeszéljük, elvégezzük és sikerre visszük. Főleg egy nagyobb projekt esetén fontos a kisebb lépésekre bontás és a folyamatos visszacsatolás. Az agilis módszertana tehát nemcsak az effektivitásban játszik nagy szerepet, hanem a munkatársak kudarcélményeinek megelőzésében is, ezért ők is motiváltak maradhatnak.
Az agilis módszertanának 4 pillére mellett 12 alapelv segíti a keretrendszer fenntartását, így a szervezet is hatékonyabbá válhat.
További módszereket keresel a szervezetfejlesztéshez? Érdemes elolvasnod a Kaizen módszerről szóló cikkünket, amiben gyakorlati példákat is találhatsz!
